Vi har skrivit att bokföringen ska vara en följd av affärerna, inte ett eget arbete vid sidan av. Det är lätt att säga. I den här serien visar vi hur det ser ut på riktiga affärer: vilka verifikat en affär ger, när de uppstår och vad som fortfarande görs för hand.
Första affären kommer från Lensnow, en svensk e-handel för kontaktlinser som kör order, lager och bokföring i Asstio. Den 25 augusti köpte en privatkund en förpackning Biotrue ONEday for Presbyopia med 90 linser för 1 049 kr inklusive moms. Frakten var fri, och kunden betalade med Mastercard i Qliros kassa.
Leveransen. När paketet lämnade lagret minskade lagret med vad linserna hade kostat att köpa in, 559 kr. Beloppet lades på ett mellankonto som säger att varan är levererad men inte fakturerad (verifikat UIF-1368).
Fakturan. Samma dag skapades faktura 3869. Intäkt, moms och kundfordran bokfördes i ett steg (A-1816), och varukostnaden flyttades från mellankontot till resultatet (UFK-843). Därmed syns vad ordern gav: 839,20 kr i intäkt mot 559 kr i varukostnad, alltså 280,20 kr i bruttovinst.
Betalningen. Dagen efter betalade Qliro ut 1 044,80 kr. Ordern var ensam i utbetalningen, så skillnaden mot fakturan är kortavgiften på 4,20 kr. När kontoutdraget stämdes av bokfördes utbetalningen med bankdagens datum och kundfordran stängdes (A-1887).
Fyra verifikat och tio rader, och ingen som skrev in ett belopp.
Det här är inte automatiskt. Tre saker vill vi säga rakt ut. Utbetalningen bokförs när kontoutdraget stäms av, med ett godkännande per utbetalning – det är ingen inmatning, men det sker inte av sig självt. Frakten var fri för kunden, men PostNords fraktfaktura är en separat kostnadsfaktura, så fraktkostnaden hamnar inte på ordern i dag. Och Qliro-avstämningen är byggd och körd hos Lensnow först.
Vad det betyder vid månadsskiftet. Lagret, intäkten, momsen och varukostnaden bokfördes samma dag som affären. Det som var kvar för den här ordern var att stämma av kontoutdraget, och där stängde utbetalningen kundfordran. Inget behövde föras över från ett annat system och inget behövde byggas upp igen i ett Excelark. Det är vad vi menar med målet att bokföringen ska vara ikapp när månaden tar slut.
Nästa del: inköpet. Linserna i Lensnows lager köps bland annat från en leverantör som skickar en samlingsfaktura i månaden med många rader. Där gör matchningen mot inleveranserna mest nytta, och där syns vad som händer när fakturan inte stämmer med det som kom in.
Vill ni se samma sak på en av era egna affärer? Ta med en order och några leverantörsfakturor till en demo, så följer vi den tillsammans. Mer om hur bokföringen hänger ihop med order och lager finns under Bokföring.
Är du redo att ta nästa steg mot en mer effektiv och lönsam verksamhet? Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation och upptäck hur Asstio kan transformera ditt företag.
